Sorteerkasten voor orde

Of het systeem dat orde aanbrengt in uw kantoor werkt, merkt u uiterlijk pas op als bijvoorbeeld een belastingaudit of het opmaken van de balans aan het einde van het jaar voor de deur staan. Als uw werknemers veel tijd besteden aan het zoeken van een bepaald bestelformulier, is het tijd om uw archiveringssysteem te herzien en de juiste sorteersystemen aan te schaffen bij kaiserkraft. Daarnaast is ook bij de dagelijkse gang van zaken een goed doordachte informatielogistiek met sorteerkasten erg belangrijk, zodat alles soepel verloopt.

Waarom is een sorteerkastje op kantoor belangrijk?

Ook als er volop wordt gedigitaliseerd, is er dagelijks nog steeds veel papier in omloop op kantoor. Het heeft als informatiedrager nog niets aan betekenis verloren. Papier in de vorm van dossiers, documenten, bestelformulieren enz. moeten op precies het juiste moment beschikbaar zijn voor precies de juiste medewerker. Het kan zijn dat een sorteerkastje net niet helemaal is wat u zoekt, omdat het niet past onder uw bureau bijvoorbeeld. Een ordnerkast wat ook onder uw bureau past kan misschien beter aansluiten bij de behoefte.

Als dit niet het geval is, kan een bestelling ooit verloren gaan, omdat de verantwoordelijke collega niet alle documenten heeft kunnen vinden. Of u doet twee keer hetzelfde, omdat de medewerker niet wist dat er al documenten waren.

In essentie vervullen archiefsystemen en het daarachter liggende sorteerprincipe de belangrijkste voorwaarden voor een perfecte procesorganisatie. Elke medewerker weet wat hij moet doen. Hij vindt alle relevante documenten op een vaste plaats. De verantwoordelijken hebben een overzicht over actieve taken en orders en kunnen daarom wekelijkse planningen opstellen, die op hun beurt onmiddellijk zichtbaar zijn voor alle relevante werknemers.

Hier zijn archiefsystemen geschikt voor

Bij kaiserkraft vindt u archiefsystemen voor het productgebied kantoor maar ook sorteersystemen voor het magazijn, de werkplaats of productiehal. U kunt deze altijd zo flexibel inzetten als bij uw bedrijf past, ook als bepaalde producten in een specifieke omgeving het meest logisch zijn:

Sorteerborden en werkplaatsplanners maken deel uit van de planning en informatieoverdracht voor actieve taken en orders. Hier worden bijvoorbeeld opdrachtbevestigingen of bestellijsten naar medewerker en de dag van de week gerangschikt en daarmee dus meteen op verschillende niveaus geordend.

Postverdeelsystemen besparen u tijd bij het bezorgen van brieven en pakjes rechtstreeks aan de ontvanger, terwijl archief- en sorteerstations voor kantoren en werkplaatsen de kleine dingetjes die voor wanorde zorgen tegen gaan.

Typische kantoorinformatie in dossiers is goed gesorteerd, eenvoudig en direct toegankelijk op ordner-draaizuilen.

Verdeelkasten voor een goed georganiseerd kantoor

Als u bij kaiserkraft nieuwe systemen heeft bestelt om structuur aan te brengen, moet u ook eens kritisch kijken naar uw oude archiveringssysteem. De vraag is: vindt werknemer X altijd informatie Y?

Daarbij moet u niet alleen algemene relevante informatie controleren, bijvoorbeeld in dossiers of bij de wekelijkse planning, maar ook kijken naar de bureaus van uw werknemers: zijn er sorteerkorven zodat elke medewerker zijn eigen taken kan organiseren?

In veel kantoren is het sorteersysteem een structuur die steeds wordt uitgebreid en als impliciete kennis wordt doorgegeven. Dit wreekt zich meestal als de kennisoverdracht van ervaren naar nieuwe werknemers niet toereikend is. Daarom moet u echt elk archiveringssysteem en alle vakken altijd duidelijk benoemen en naast meer overzicht werken met kleurcodes voor dossiers of voor bepaalde afdelingen en collega's.

Ten leste is het dan nog nodig om de plaats van een bepaalde kennisbron te controleren: Kan iedereen onafhankelijk van de ploegendienst zijn e-mail bekijken? Hebben alle relevante werknemers toegang tot de orderdocumenten of moeten ze wachten totdat het secretariaat bemand is? Weten zij waar de kantoorbenodigdheden zijn opgeslagen en hebben zij toegang?

Voor al deze vragen heeft kaiserkraft het juiste product. Als we u kunnen helpen bij de selectie, neem dan gerust contact met ons op.

Deze producten kunnen ook interessant voor u zijn:

eurokraft pro Verdeelkasten